Brug en fælles struktur med tydelige mapper til gældende vedtægter, referater, økonomi, aftaler og igangværende sager. Markér versioner og datoer, så gamle udkast ikke forveksles med gældende dokumenter. Aftal ansvar for opdatering og adgang. Lad ikke foreningens eneste arkiv være afhængigt af et enkelt medlems private computer.