Undersøg, om opgaven ligger inden for foreningens formål, bestyrelsens mandat og det vedtagne budget. Kontrollér relevante vedtægter og beslutninger, og få eventuel tvivl afklaret før bestilling. Beskriv derefter omfang, pris og ansvar over for leverandøren. På den måde bliver både beslutningsgrundlaget og den bestilte ydelse tydelige.