Lav en fælles tidsplan for budget, regnskab, forslag, indkaldelse og bilag. Kontrollér fristerne i de regler, der gælder for foreningen. Aftal særskilt, hvem der udarbejder materialet, deltager i mødet og følger op bagefter. Mødeforberedelse og mødedeltagelse er forskellige leverancer og bør begge være afklaret.