Hvilke love skal en ejerforening kende?

Din ejerforening er underlagt flere vigtige love og regler. En god ejerforening administration hjælper jer med at forstå og overholde dem alle:

Ejerlejlighedsloven danner fundamentet for jeres eksistens som forening. Den definerer de grundlæggende strukturer og regler. Jeres vedtægter bygger på denne lov og uddyber reglerne for netop jeres forening.

Bogføringsloven stiller krav til hvordan I håndterer regnskaber og bilag. Den kræver systematisk bogføring og opbevaring af bilag i mindst fem år.

GDPR-reglerne er særligt vigtige i en ejerforening, hvor I håndterer personoplysninger om alle beboere. Jeres ejerforening administration skal sikre, at I behandler disse data korrekt og sikkert.

“Mange bestyrelser opdager først, at de mangler vigtig dokumentation, når en konflikt opstår eller en lejlighed skal sælges. Professionel administration forebygger disse situationer.” — Julie Hansen, juridisk rådgiver hos Newsec

Hvorfor er dokumentation afgørende for din ejerforening?

God ejerforening administration handler i høj grad om systematisk dokumentation:

Generalforsamlinger skal dokumenteres grundigt med korrekte indkaldelser og præcise referater. Disse dokumenter er jeres juridiske grundlag for vigtige beslutninger.

Bestyrelsesarbejdet kræver referater, der tydeligt viser, hvilke beslutninger I har truffet og på hvilket grundlag.

Økonomien skal dokumenteres med budgetter, regnskaber og bilag, så I kan vise, hvordan foreningens midler er blevet forvaltet.

Case study: Ejerforeningen Vesterbro oplevede problemer ved salg af lejligheder på grund af mangelfuld dokumentation. Efter at have indført professionel ejerforening administration med systematisk dokumenthåndtering blev lejlighedsoverdragelser hurtigere og smidigere, og der opstod færre tvister ved salg.

Hvordan påvirker GDPR din ejerforening?

GDPR-reglerne stiller særlige krav til jeres ejerforening administration:

I skal vide præcis, hvilke persondata I indsamler og hvorfor. Det gælder alt fra kontaktoplysninger til oplysninger om restancer eller klager.

I skal have klare procedurer for, hvordan I opbevarer data sikkert og hvornår I sletter dem igen.

Beboerne har ret til at vide, hvilke oplysninger I har om dem, og I skal kunne håndtere anmodninger om indsigt eller sletning.

En professionel administrator som Newsec har alle nødvendige GDPR-procedurer på plads og hjælper jer med at overholde reglerne uden at drukne i bureaukrati.

Er din ejerforening klar til fremtidens energikrav?

Klimadagsordenen afspejles i stigende grad i lovkrav til ejerforeninger:

Energimærkning er obligatorisk ved salg og udlejning, og kravene skærpes løbende.

Affaldssortering bliver mere kompleks med flere fraktioner og strengere krav.

Ladestandere til elbiler bliver et stadig vigtigere område med nye krav og forventninger.

“Vi ser tydeligt, at de foreninger, der tænker proaktivt omkring energi- og miljøkrav, både sparer penge og undgår ubehagelige overraskelser, når nye regler træder i kraft.” — Anders Petersen, bæredygtighedsrådgiver hos Newsec

5 tegn på at jeres compliance trænger til et eftersyn

1. I er usikre på, om jeres vedtægter er opdaterede og lovlige
2. I har svært ved at finde vigtige dokumenter, når I har brug for dem
3. I er i tvivl om, hvorvidt I overholder GDPR-reglerne korrekt
4. I har ikke gennemgået jeres forsikringsdækning indenfor de seneste to år
5. I har ikke en klar plan for at imødekomme kommende energi- og miljøkrav

Professionel ejerforening administration giver jer tryghed ved at sikre, at I altid er på forkant med lovgivningen og har den nødvendige dokumentation i orden.

Kontakt Newsec for juridisk gennemgang

Er I usikre på, om jeres forening overholder alle gældende lovkrav? Newsec tilbyder en juridisk screening af foreningen.