Hvordan forbereder I bestyrelsen på et administratorskifte?

Før I kontakter potentielle nye administratorer, er det vigtigt at skabe et solidt fundament i bestyrelsen:

Begynd med en åben drøftelse i bestyrelsen om, hvorfor I overvejer at skifte administrator. Identificer de konkrete udfordringer eller behov, der driver ønsket om forandring. Dette hjælper jer med at vurdere forskellige administratorers løsninger mere præcist.

Skab konsensus i bestyrelsen om prioriteter og forventninger til en ny administrator. En fælles vision gør beslutningsprocessen meget lettere og reducerer risikoen for interne konflikter senere.

Gennemgå jeres nuværende administrationsaftale og notér opsigelsesvilkår og varsler. Nogle administrationsaftaler har specifikke frister og procedurer for opsigelse, som I skal være opmærksomme på.

Hvordan vælger I den rette nye administrator?

Når bestyrelsen er afklaret om behov og forventninger, kommer næste fase:

Indsaml grundige informationer om potentielle administratorer. Undersøg ikke blot deres hjemmesider, men anmod om konkrete eksempler på, hvordan de håndterer de udfordringer, jeres forening står overfor.

Afhold møder med de udvalgte kandidater. Et personligt møde giver et meget bedre indtryk af kemien og samarbejdspotentialet end skriftlig kommunikation alene kan give.

Bed om at møde jeres potentielle kontaktperson hos administratoren. Den daglige kontakt med denne person bliver kernen i jeres fremtidige ejerforening administration, så et godt match her er afgørende.

Indhent konkrete tilbud, der specificerer både ydelser og priser. Vær særligt opmærksom på, hvilke ydelser der er inkluderet i grundhonoraret, og hvilke der faktureres særskilt.

Tjek referencer fra lignende foreninger. Spørg specifikt om overgangsfasen og hvordan administratoren håndterede eventuelle udfordringer i processen.

Hvordan sikrer I en glat overgang til ny administrator?

Selve overgangen kræver omhyggelig planlægning og koordinering:

Udarbejd en detaljeret tidsplan for overgangen sammen med den nye administrator. En professionel udbyder af ejerforening administration som Newsec vil have standardiserede processer for overdragelse, der sikrer, at intet bliver overset.

Send formel opsigelse til jeres nuværende administrator i overensstemmelse med jeres aftale. Vær høflig men bestemt, og angiv klart den ønskede slutdato for samarbejdet.

Informer ejerne om skiftet med en positiv meddelelse, der fokuserer på de forbedringer og muligheder, den nye ejerforening administration vil bringe. Tryghed skabes gennem klar kommunikation.

Sørg for, at alle nødvendige dokumenter og data overdrages til den nye administrator. En komplet liste bør omfatte vedtægter, regnskaber, kontrakter, forsikringspolicer, medlemslister og al relevant korrespondance.

Planlæg et opstartsmøde med den nye administrator og hele bestyrelsen. Dette møde sætter tonen for det fremtidige samarbejde og sikrer fælles forståelse af roller og forventninger.

Case study: Ejerforeningen Vestergade med 42 lejligheder gennemgik en vellykket transition til Newsec. De fulgte denne tidsplan:

Januar: Bestyrelsen besluttede at undersøge muligheden for ny administrator Februar: Møder med tre potentielle administratorer Marts: Beslutning om at vælge Newsec og underskrift af administrationsaftale April: Opsigelse af eksisterende administrator med tre måneders varsel Maj-Juni: Forberedelse af overdragelse og information til ejerne Juli: Opstart med Newsec, overlap med tidligere administrator August: Komplet overgang med præsentation af Newsec på ekstraordinær generalforsamling

“Overgangsfasen var meget mere smertefri, end vi havde frygtet. Newsecs strukturerede tilgang til processen betød, at vi altid vidste, hvad næste skridt var, og hvad der blev forventet af os som bestyrelse,” forklarer bestyrelsesformanden.

Hvordan kommunikerer I ændringen til foreningens medlemmer?

God kommunikation til medlemmerne er afgørende for en vellykket overgang:

Timing er vigtig. Informer medlemmerne, når beslutningen er truffet og den formelle aftale med den nye administrator er på plads, men før overgangen begynder.

Forklar tydeligt årsagerne til skiftet, med fokus på de forbedringer og fordele, den nye ejerforening administration vil bringe. Undgå negative beskrivelser af den tidligere administrator.

Præsenter den nye administrator på en positiv måde, gerne med information om deres erfaring, størrelse og særlige kompetencer inden for ejerforening administration.

Giv praktisk information om, hvad ændringen betyder for den enkelte ejer. Hvornår og hvordan skal de betale fællesudgifter fremover? Hvordan kontakter de den nye administrator? Får de nye kontonumre eller betalingsmetoder?

Overvej at invitere den nye administrator til et informationsmøde eller en ekstraordinær generalforsamling, hvor de kan præsentere sig selv og besvare spørgsmål fra medlemmerne.

Hvad sker i de første 100 dage med ny administrator?

De første måneder med den nye ejerforening administration er afgørende for at etablere et godt samarbejde:

Den første måned fokuserer typisk på at få de grundlæggende administrative processer på plads. Dette omfatter oprettelse i systemer, overtagelse af bankforbindelser og sikring af korrekt opkrævning af fællesudgifter.

I anden måned begynder den nye administrator ofte at dykke dybere ned i foreningens økonomi og drift, identificere potentielle forbedringsområder og komme med anbefalinger til bestyrelsen.

I tredje måned kan I forvente de første resultater af den nye tilgang til ejerforening administration, såsom optimerede aftaler, bedre økonomisk rapportering eller forbedret kommunikation.

Regelmæssig evaluering er vigtig i denne periode. Planlæg månedlige opfølgningsmøder med administratoren for at adressere eventuelle udfordringer og justere forventninger.

“Vores første tre måneder med Newsec gav os et helt nyt perspektiv på vores ejerforening. De identificerede besparelsesmuligheder, vi ikke engang havde tænkt på, og deres digitale værktøjer revolutionerede vores bestyrelsesarbejde,” fortæller en kasserer fra en ejerforening i Aarhus.

Kontakt Newsec om skift af administrator

Er I klar til at tage det første skridt mod en ny og bedre ejerforening administration? Newsec tilbyder en uforpligtende samtale om jeres behov