Bestyrelsens sammensætning

Bestyrelsen består typisk af en formand og fire medlemmer i tillæg. Formanden vælges særskilt på generalforsamlingen. I mindre ejendomme kan fire bestyrelsesmedlemmer være for mange, og her kan der laves særlige regler.

Samtidigt kan der vælges to suppleanter, som træder ind i bestyrelsen, hvis et medlem udtræder eller har længerevarende fravær. Suppleanterne er ikke valgt for et specifikt bestyrelsesmedlem.

Bestyrelsens opgaver og ansvar

Bestyrelsen har ansvaret for den daglige drift af ejerforeningen og skal sikre, at ejendommen vedligeholdes forsvarligt. Bestyrelsens opgaver omfatter typisk:

• Drift og vedligeholdelse af ejendommen
• Kontakt til banker, forsikringsselskaber og andre samarbejdspartnere
• Iværksættelse af generalforsamlingens beslutninger
• Kommunikation med ejerforeningens medlemmer
• Kontakt til håndværkere og leverandører
• Overholdelse af husordenen

Typiske fejl i bestyrelsesarbejdet

Nogle af de fejl, som bestyrelser typisk begår, omfatter:

• Forkert styring af byggesager og renovering
• Fejlagtig gennemførelse af finansiering
• Forkert håndtering af ventelister ved ind- og udflytning
• Manglende varsling af lejere i restlejligheder
• Manglende forsikring af ejendommen eller af vicevært
• Dårligt indkøb af serviceydelser
• Kassedifferencer – hævning til private formål

Valg til bestyrelsen

Formanden afgår hvert andet år, og halvdelen af de øvrige medlemmer afgår hvert år. Dog kan formand og medlemmer godt genvælges. Hvis formanden går af før tid, kan bestyrelsen vælge en ny formand, uden at der behøver at blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, medmindre det udtrykkeligt er bestemt i en særvedtægt.

Foreningens medlemmer eller ægtefæller og nære slægtninge til medlemmer kan indgå i bestyrelsen – man skal bare være myndig.

Bestyrelsens ansvar og hæftelse

Som bestyrelsesmedlem i en ejerforening kan du blive holdt personligt ansvarlig for fejl og mangler i bestyrelsesarbejdet. Du hæfter personligt og med hele din formue for bestyrelsens beslutning – også selvom du har været fraværende eller uenig i beslutningen.

Det er derfor vigtigt, at bestyrelsen tegner en bestyrelsesansvarsforsikring, som dækker bestyrelsesmedlemmernes personlige ansvar. Forsikringen bør indeholde en retshjælpsdækning, da forsvarsomkostningerne ofte er lige så store som erstatningskravet i foreningssager.

Tegningsregel

Normalvedtægtens tegningsregel forpligter ejerforeningen ved underskrift af formanden eller næstformanden sammen med et andet medlem af bestyrelsen. Dette betyder, at disse personer kan indgå bindende aftaler på foreningens vegne.

Bestyrelsesmøder og beslutningsproces

Bestyrelsen holder typisk bestyrelsesmøder med jævne mellemrum, hvor den drøfter og træffer beslutninger om ejerforeningens anliggender. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Bestyrelsen skal føre protokol over sine møder og beslutninger, som skal underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Generalforsamlingen – ejerforeningens øverste myndighed

Generalforsamlingen er ejerforeningens øverste myndighed, hvor alle beslutninger vedrørende ejendommen og foreningens aktiviteter bliver truffet. Alle ejere har ret til at deltage, stille forslag og stemme på generalforsamlingen.

Ordinær generalforsamling

Der afholdes ordinær generalforsamling en gang om året, typisk inden for de første fire måneder af regnskabsåret. På den ordinære generalforsamling bliver følgende punkter oftest behandlet:

1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning for det seneste år
3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse
4. Forelæggelse af budget for det kommende år til godkendelse
5. Valg af formand for bestyrelsen (hvis formanden er på valg)
6. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen
7. Valg af suppleanter til bestyrelsen
8. Valg af revisor
9. Behandling af indkomne forslag
10. Eventuelt

Indkaldelse til generalforsamling

Indkaldelsen til generalforsamlingen skal ske med det varsel, der er fastsat i vedtægterne, typisk 2-4 uger. Indkaldelsen skal indeholde tid, sted og dagsorden for generalforsamlingen samt de forslag, der skal behandles på generalforsamlingen.

Forslag fra medlemmerne skal typisk være bestyrelsen i hænde senest en bestemt dato før generalforsamlingen for at kunne blive behandlet. Denne dato vil fremgå af vedtægterne.

Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder anledning dertil, når det begæres af medlemmer af foreningen med mindst 1/4 af stemmerne efter fordelingstal eller antal, eller når en tidligere generalforsamling har besluttet det.

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med samme varsel og på samme måde som til ordinær generalforsamling.

Afstemningsregler

På generalforsamlingen har hver ejerlejlighed typisk én stemme, men stemmeafgivningen kan være vægtet efter fordelingstal, så ejere af større lejligheder har flere stemmer end ejere af mindre lejligheder.

De fleste beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal, dvs. over halvdelen af de afgivne stemmer. Dog kræver visse beslutninger, f.eks. vedtægtsændringer og væsentlige forbedringer af ejendommen, kvalificeret flertal, typisk 2/3 af samtlige stemmeberettigede.

Fuldmagt og repræsentation

Hvis du ikke selv kan deltage i generalforsamlingen, kan du give fuldmagt til en anden person, der kan repræsentere dig og stemme på dine vegne. Vedtægterne kan indeholde begrænsninger i antallet af fuldmagter, en person kan have.

Referat

Efter generalforsamlingen skal der udarbejdes et referat af mødet, som underskrives af dirigenten og bestyrelsesformanden. Referatet skal sendes til alle ejere og er et vigtigt dokument, der dokumenterer de beslutninger, der er truffet på generalforsamlingen.