FAQ

Det er nyttigt at kende foreningstype, antal enheder, adresse og de opgaver, I ønsker hjælp til. Notér også ønsket opstart og eventuelle større sager. I behøver ikke vælge den endelige pakke, før dialogen begynder. Start med at beskrive jeres situation via formularen til et uforpligtende tilbud.

Spørg til den konkrete arbejdsfordeling, kontaktperson, opfølgning og opstart. Bed også om at få vist, hvordan økonomi og åbne sager bliver præsenteret for bestyrelsen. Brug gerne en virkelig udfordring fra jeres forening som eksempel. Det gør samtalen mere brugbar end en generel gennemgang af virksomhedens ydelser.

Vurdér erfaring med jeres foreningstype, mulighed for relevante møder og kendskab til de opgaver, I har brug for hjælp til. Spørg til den daglige kontakt og til, hvordan geografien påvirker mødedeltagelse og pris. Sammenlign derefter leverancen på samme grundlag som ved andre administrationsvalg; en adresse alene siger ikke, om samarbejdet passer til jer.

Lav et kort beslutningsoplæg med jeres nuværende udfordringer, foreslået arbejdsfordeling, samlet pris og plan for opstart. Markér de spørgsmål, der stadig mangler svar. Vedlæg tilbuddet, så de øvrige medlemmer kan kontrollere detaljerne. Ønsker I et konkret udgangspunkt, kan I indhente et tilbud fra Newsec.

Den bør give overblik over bygningens tilstand, anbefalede arbejder, prioritering, tidspunkt og forventede udgifter. Bed om tydelige forudsætninger for budgetoverslagene, så bestyrelsen ved, hvad der skal undersøges nærmere. Planen skal kunne bruges til at vælge næste handling. Se Newsecs muligheder for vedligeholdelsesplaner.

Prisen afhænger blandt andet af bygningernes størrelse, antallet af opgange og omfanget af gennemgangen. Når I indhenter tilbud, bør I sammenligne besigtigelse, dokumentation, budgetperiode og opdatering. Et prisoverslag på selve planen er noget andet end budgettet for de arbejder, planen anbefaler. Få begge dele forklaret tydeligt.

Vælg en rådgiver med relevant byggeteknisk erfaring og bed om et eksempel på leverancen. ABF anbefaler teknisk rådgivning til arbejdet med drifts- og vedligeholdelsesplaner. Afklar, hvordan bestyrelse og administrator skal bidrage med historik og økonomi, så planens tekniske vurdering kan bruges i foreningens beslutninger.

Gennemgå de kommende arbejder sammen med årets øvrige udgifter. Skeln mellem forventede overslag og konkrete tilbud, og få større ændringer i pris eller omfang forklaret. Brug planen til at synliggøre, hvilke beslutninger der nærmer sig. En flerårig plan skal løbende omsættes til de opgaver og økonomiske beslutninger, foreningen faktisk vedtager.

Tag den op til gennemgang, når større arbejder er udført, nye skader er konstateret, eller budgetforudsætningerne ændrer sig. Få rådgiveren til at beskrive den relevante opdatering og kontrollér særskilt, hvilke krav der gælder for jeres forening. En opdatering bør ændre vurderinger og prioriteringer, hvor det er nødvendigt, og ikke kun dokumentets dato.

Byggeteknisk rådgivning handler om blandt andet tilstand, løsninger og kvalitet. Byggesagsadministration retter sig mod projektets administrative, økonomiske og aftalemæssige forløb. Afgrænsningen skal stå i aftalen, så ingen opgaver overses. Se Newsecs tilkøb til byggeprojekter for at få afklaret, hvilken hjælp jeres projekt kræver.

Saml tidligere undersøgelser, kendte skader, tegninger og relevante beslutninger. Beskriv, hvad I allerede ved, og hvad I har brug for at få undersøgt. Bed rådgiveren om at skelne mellem en indledende vurdering og et egentligt projekt. Det hjælper jer med at bestille det rigtige næste skridt uden at springe nødvendig afklaring over.

Brug en fælles struktur med tydelige mapper til gældende vedtægter, referater, økonomi, aftaler og igangværende sager. Markér versioner og datoer, så gamle udkast ikke forveksles med gældende dokumenter. Aftal ansvar for opdatering og adgang. Lad ikke foreningens eneste arkiv være afhængigt af et enkelt medlems private computer.

Newsec bruger ProBo som fælles platform for kommunikation og dokumenter i foreningen. Bed om at få vist, hvordan bestyrelsen finder sit materiale, og hvilke oplysninger beboerne kan se. Det er relevant at gennemgå jeres konkrete behov før opstart. Læs mere på siden om administration af ejerforeninger.

Lav en oversigt over de systemer, hvor bestyrelsen har adgang, og hvem der administrerer dem. Sørg for at give nye medlemmer de nødvendige rettigheder og få tidligere medlemmers adgange gennemgået. Overdrag også ejerskab til fælles dokumenter og konti, så foreningen ikke mister adgangen ved et personskifte.

Bed om en demonstration af de opgaver, I faktisk skal løse: finde et referat, se økonomi, følge en sag og kommunikere med administrator. Undersøg også, hvordan data og dokumenter kan overdrages ved et senere skift. Vurdér løsningen ud fra bestyrelsens daglige brug frem for alene antallet af funktioner.

Begynd med at beskrive jeres behov for økonomi, kontingentopkrævning, dokumenter og koordinering. Tilføj de fællesarealer og driftsaftaler, som foreningen arbejder med. På den måde kan I få afklaret både almindelig administration og eventuelle ekstra opgaver. Læs om administration af grundejerforeninger hos Newsec.

Lav en opgørelse over regnskab, bilag, bankafstemninger, kontingenter og udestående betalinger. Aftal derefter, hvornår den nye administrator overtager hver opgave, og hvem der fortsat godkender udgifter. Dokumentér de nødvendige adgange og ændr dem gennem de relevante systemer. En fælles overdragelsesliste gør det lettere at opdage manglende materiale.

Sørg for, at medlemsoversigt, opkrævninger og registrerede betalinger kan sammenholdes. Aftal en fast opfølgning på manglende betalinger og en klar godkendelsesproces ved uenighed. Konkrete krav og gebyrer skal have det rette grundlag. Bestyrelsen bør kunne få en forståelig status uden selv at gennemgå alle bankposteringer.

Det kan indgå i en særskilt aftale om drift og koordinering. Start med en liste over arealer, leverandører, serviceaftaler og tilbagevendende opgaver. Afklar, om I ønsker hjælp til opfølgning, bestilling eller selve udførelsen. Se Newsecs tilkøb inden for drift for at undersøge en løsning til jeres forening.

Undersøg, om opgaven ligger inden for foreningens formål, bestyrelsens mandat og det vedtagne budget. Kontrollér relevante vedtægter og beslutninger, og få eventuel tvivl afklaret før bestilling. Beskriv derefter omfang, pris og ansvar over for leverandøren. På den måde bliver både beslutningsgrundlaget og den bestilte ydelse tydelige.

Det kan blandt andet være økonomi, opkrævninger, dokumenter og støtte omkring foreningens møder. Beskriv også eventuelle særlige behov ved salg, ansatte eller større projekter, så de indgår i afklaringen. En skriftlig opgavefordeling gør forventningerne konkrete. Se Newsecs administration af andelsboligforeninger.

Få afklaret, hvem der indsamler dokumenter, håndterer oplysninger til handlen og følger op på frister. Skeln mellem foreningens, sælgerens og eventuelle rådgiveres opgaver. Aftal også, hvilke gebyrer der gælder, og hvem der betaler dem. Et konkret salgsforløb skal planlægges efter foreningens regler og den aktuelle handel.

Bed om en fast rapportering, der sammenholder faktiske indtægter og udgifter med budgettet. Supplér med overblik over betalinger, restancer og større udgifter på vej. Aftal, hvilke afvigelser der skal forklares med det samme. Så får bestyrelsen et løbende beslutningsgrundlag frem for først at opdage udviklingen ved årsregnskabet.

Lav en fælles tidsplan for budget, regnskab, forslag, indkaldelse og bilag. Kontrollér fristerne i de regler, der gælder for foreningen. Aftal særskilt, hvem der udarbejder materialet, deltager i mødet og følger op bagefter. Mødeforberedelse og mødedeltagelse er forskellige leverancer og bør begge være afklaret.

Saml de svar og dokumenter, som bliver efterspurgt igen og igen, på et fælles sted. Lav en kort kontaktoversigt med emne og ansvarlig, og fortæl nye andelshavere, hvor materialet findes. Gennemgå løbende, om informationen er forståelig. En fælles informationsside hjælper kun, hvis den også er opdateret og let at finde.

En administrator hjælper med de drifts- og administrationsopgaver, der er aftalt, eksempelvis økonomi, opkrævninger og forberedelse af møder. Den konkrete leverance afhænger af aftalen. Lav en arbejdsfordeling, så bestyrelsen ved, hvilke opgaver den selv skal udføre og følge op på. Se administration af ejerforeninger.

En administrator overtager aftalte opgaver, men bestyrelsen skal fortsat kende sit mandat og følge op på samarbejdet. For en andelsboligforening fremhæver ABF, at administrator ikke fritager bestyrelsen for ansvar. Aftal derfor, hvilke rapporter og sagsoversigter bestyrelsen modtager, og hvordan uafklarede forhold bliver fulgt op.

Lav en enkel oversigt med opgave, udførende person, godkender og frist. Begynd med regninger, budgetopfølgning, medlemskontakt og møder. Skriv også, hvem der tager over ved fravær. Gennemgå oversigten efter et bestyrelsesskift, så arbejdsfordelingen ikke alene afhænger af den viden, som tidligere medlemmer havde.

Skeln mellem de beslutninger, bestyrelsen skal træffe, og det praktiske arbejde med koordinering og opfølgning. Det gør det lettere at beskrive, hvor aflastning vil hjælpe. Newsec tilbyder formandsassistance som tilkøb. Se mulighederne for ekstra støtte, og få afklaret opgaver og mandat i en konkret aftale.

Administrator arbejder typisk med økonomi, dokumenter og administrative processer. Viceværtens arbejde retter sig mod ejendommens praktiske drift. Den præcise fordeling afhænger af aftalerne. Beskriv derfor, hvem beboerne skal kontakte om eksempelvis en opkrævning, en defekt fællesdør eller en hastende skade, så henvendelserne kommer til den rette person.

Saml konkrete eksempler og bed om en status med næste skridt, ansvarlig og forventet dato. Sammenhold leverancen med jeres aftale, og aftal en opfølgning. Hvis problemerne fortsætter, har I et bedre grundlag for at vurdere alternative løsninger. Undersøg opsigelsesvilkårene, før I beslutter at afslutte samarbejdet.

Aftal én ansvarlig for hver sag og ét sted, hvor status kan findes. Brug en fælles sagsliste med beslutninger, frister og næste handling. Når en opgave skifter hænder, bør modtageren bekræfte overtagelsen. Det gør det lettere at undgå dobbeltarbejde og at opdage de opgaver, som ellers falder mellem to personer.

Prisen afhænger af antallet af boliger og de opgaver, bestyrelsen ønsker hjælp til. Bed om en samlet årspris og en tydelig oversigt over ydelser og eventuelle tilkøb. Det gør det lettere at sammenligne tilbud, hvor grundhonoraret ellers kan dække forskellige opgaver. Se Newsecs priser og pakkeløsninger.

Begynd med de opgaver, I mangler tid eller kompetencer til, frem for kun at se på foreningens størrelse. Selv en lille forening kan have krævende regnskaber eller byggesager. Lav en liste over, hvad bestyrelsen selv vil beholde, og bed om et tilbud, som tager højde for netop den arbejdsfordeling.

Sammenlign samme opgaver over samme periode. Medtag grundhonorar, eventuel betaling pr. bolig, møder, regnskab og forventede ekstraydelser. Kontrollér også, om priserne er inklusive eller eksklusive moms. Sæt tilbuddene ind i en fælles oversigt, så I kan se både forskelle i udgift og det arbejde, der bliver tilbage hos bestyrelsen.

Ikke nødvendigvis. En pris pr. bolig kan være en del af en model med et fast grundhonorar eller særlige tillæg. Bed derfor om den samlede årlige udgift for jeres konkrete forening. Få samtidig angivet, hvilke forudsætninger beregningen bygger på, og hvad der sker med prisen, hvis antal enheder eller opgaver ændrer sig.

Spørg blandt andet til ekstra møder, overdragelser, større byggesager, særlig juridisk bistand og afslutning af samarbejdet. Disse opgaver er ikke nødvendigvis ekstra hos alle udbydere. Formålet er at få dem placeret tydeligt i tilbuddet: inkluderet, særskilt aftalt eller uden for leverancen. En prisliste skal læses sammen med selve administrationsaftalen.

Forskellen handler især om, hvor mange opgaver bestyrelsen selv beholder. Basisadministration kan koncentrere sig om økonomi og løbende administration, mens en mere omfattende løsning også kan rumme mødedeltagelse og mere rådgivning. Betegnelserne er ikke ens hos alle udbydere. Sammenlign derfor opgaverne frem for kun pakkenavnet.

Tag udgangspunkt i bestyrelsens ønskede arbejdsbyrde. 90° er rettet mod en aktiv bestyrelse, der selv løser flere opgaver. 180° omfatter mere støtte til blandt andet møder og administration. 360° er den mest omfattende pakke. Brug pakkeoversigten til at sammenholde jeres behov med de konkrete ydelser.

Ja, I kan efterspørge en aftale med en tydelig fordeling mellem økonomiopgaver og bestyrelsens egne opgaver. Beskriv eksempelvis, hvem der skal bogføre, godkende regninger, forberede møder og besvare henvendelser. Hos Newsec kan I undersøge administrationspakkerne og få afklaret, hvilken løsning der passer til denne fordeling.

Newsec beskriver mulighed for at justere pakke og pris i forbindelse med kontraktfornyelse. Tag derfor dialogen i god tid, hvis I ønsker mere eller mindre hjælp. Skeln mellem en varig ændring af pakken og behovet for en enkelt ekstra opgave. Tidspunkt, indhold og pris skal fremgå af den nye aftale.

Se på både prisen og den tid, I selv skal bruge. Et lavere honorar kan være relevant, hvis I gerne vil beholde opgaverne. Hvis målet er aflastning, bør I spørge konkret til opfølgning, møder og kontakt med medlemmer. Vurdér tilbuddet ud fra jeres vigtigste problemer og ikke alene ud fra den årlige besparelse.

Start med at afklare beslutningskompetencen og vilkårene i den nuværende aftale. Vælg derefter en ny løsning og aftal opsigelse, overdragelse og opstart. Lav én samlet tidsplan med ansvarlige personer og datoer. Newsec beskriver hjælp til koordineringen på siden om skift af administrator.

Det kan ikke afgøres ens for alle ejerforeninger. Undersøg jeres gældende vedtægter, relevante generalforsamlingsbeslutninger og bestyrelsens mandat, før I opsiger eller underskriver en aftale. Er kompetencen uklar, bør den afklares konkret. Et tilbud kan indhentes som beslutningsgrundlag uden at forveksle det med en godkendelse af selve skiftet.

Se i administrationsaftalen og eventuelle tillæg. Kontrollér både varslets længde, mulige opsigelsesdatoer og krav til, hvordan opsigelsen skal gives. Brug ikke et generelt branchetal som jeres egen frist. Bed om skriftlig afklaring, hvis formuleringen er tvetydig, så den nye opstartsdato kan planlægges korrekt.

Et skift kan planlægges midt i regnskabsåret, når aftalevilkårene giver mulighed for det. Det kræver særlig klarhed om bogføring, afstemning og ansvaret for årsafslutningen. Aftal en skæringsdato og beskriv, hvad hver administrator leverer. Læs om Newsecs hjælp ved administratorskift.

Lav en overdragelsesliste med administrationsaftale, vedtægter, referater, budgetter, regnskaber, bogføringsmateriale og leverandøraftaler. Tilføj en oversigt over åbne sager og kommende frister. Aftal med den nye administrator, hvilke oplysninger og adgange der behøves, og hvordan de overføres forsvarligt. Undlad at sende personlige adgangskoder som en del af materialet.

Den samlede tid afhænger både af opsigelsesvilkårene og af den praktiske overdragelse. Det er to forskellige perioder. Bed om en plan med datoer for opsigelse, materialeoverførsel, afstemning og første opkrævning. Hvis dokumenter mangler eller større sager er i gang, skal tidsplanen tage højde for det.

Få afklaret udgifter hos både den nuværende og den kommende administrator. Undersøg eventuel slutafregning, overdragelsesarbejde, opstart og overlap mellem aftaler. Bed om beløbene på skrift. Dermed kan bestyrelsen vurdere det første års samlede økonomi, frem for kun at sammenligne de fremtidige årlige administrationshonorarer.

Kortlæg først de opgaver, der i dag ligger hos formand og kasserer. Saml materialet og vælg en opstartsdato, hvor ansvar for betalinger og opkrævninger skifter tydeligt. Bevar bestyrelsens overblik med en aftalt rapportering. Se hvordan Newsec hjælper ved et skift.