En administrator overtager aftalte opgaver, men bestyrelsen skal fortsat kende sit mandat og følge op på samarbejdet. For en andelsboligforening fremhæver ABF, at administrator ikke fritager bestyrelsen for ansvar. Aftal derfor, hvilke rapporter og sagsoversigter bestyrelsen modtager, og hvordan uafklarede forhold bliver fulgt op.
Archives: FAQs
Hvad laver en ejendomsadministrator for bestyrelsen i en ejerforening?
En administrator hjælper med de drifts- og administrationsopgaver, der er aftalt, eksempelvis økonomi, opkrævninger og forberedelse af møder. Den konkrete leverance afhænger af aftalen. Lav en arbejdsfordeling, så bestyrelsen ved, hvilke opgaver den selv skal udføre og følge op på. Se administration af ejerforeninger.
Hvordan går vores forening fra selvadministration til professionel administration?
Kortlæg først de opgaver, der i dag ligger hos formand og kasserer. Saml materialet og vælg en opstartsdato, hvor ansvar for betalinger og opkrævninger skifter tydeligt. Bevar bestyrelsens overblik med en aftalt rapportering. Se hvordan Newsec hjælper ved et skift.
Hvilke omkostninger skal vi afklare, før vi skifter administrator?
Få afklaret udgifter hos både den nuværende og den kommende administrator. Undersøg eventuel slutafregning, overdragelsesarbejde, opstart og overlap mellem aftaler. Bed om beløbene på skrift. Dermed kan bestyrelsen vurdere det første års samlede økonomi, frem for kun at sammenligne de fremtidige årlige administrationshonorarer.
Hvor lang tid skal vi afsætte til at skifte ejendomsadministrator?
Den samlede tid afhænger både af opsigelsesvilkårene og af den praktiske overdragelse. Det er to forskellige perioder. Bed om en plan med datoer for opsigelse, materialeoverførsel, afstemning og første opkrævning. Hvis dokumenter mangler eller større sager er i gang, skal tidsplanen tage højde for det.
Hvilke dokumenter bør vi samle, før foreningen skifter administrator?
Lav en overdragelsesliste med administrationsaftale, vedtægter, referater, budgetter, regnskaber, bogføringsmateriale og leverandøraftaler. Tilføj en oversigt over åbne sager og kommende frister. Aftal med den nye administrator, hvilke oplysninger og adgange der behøves, og hvordan de overføres forsvarligt. Undlad at sende personlige adgangskoder som en del af materialet.
Kan en andelsboligforening skifte administrator midt i regnskabsåret?
Et skift kan planlægges midt i regnskabsåret, når aftalevilkårene giver mulighed for det. Det kræver særlig klarhed om bogføring, afstemning og ansvaret for årsafslutningen. Aftal en skæringsdato og beskriv, hvad hver administrator leverer. Læs om Newsecs hjælp ved administratorskift.
Hvor finder vi opsigelsesvarslet hos vores nuværende ejendomsadministrator?
Se i administrationsaftalen og eventuelle tillæg. Kontrollér både varslets længde, mulige opsigelsesdatoer og krav til, hvordan opsigelsen skal gives. Brug ikke et generelt branchetal som jeres egen frist. Bed om skriftlig afklaring, hvis formuleringen er tvetydig, så den nye opstartsdato kan planlægges korrekt.
Kan bestyrelsen selv beslutte at skifte administrator i en ejerforening?
Det kan ikke afgøres ens for alle ejerforeninger. Undersøg jeres gældende vedtægter, relevante generalforsamlingsbeslutninger og bestyrelsens mandat, før I opsiger eller underskriver en aftale. Er kompetencen uklar, bør den afklares konkret. Et tilbud kan indhentes som beslutningsgrundlag uden at forveksle det med en godkendelse af selve skiftet.
Hvordan skifter vores ejerforening til en ny ejendomsadministrator?
Start med at afklare beslutningskompetencen og vilkårene i den nuværende aftale. Vælg derefter en ny løsning og aftal opsigelse, overdragelse og opstart. Lav én samlet tidsplan med ansvarlige personer og datoer. Newsec beskriver hjælp til koordineringen på siden om skift af administrator.