Sådan fungerer det i hverdagen

Når I får en administrator, fortsætter jeres revisor og valuar deres arbejde som normalt. Forskellen er, at de nu kan få alle de papirer og tal, de skal bruge, ét sted. Alt ligger i en digital portal, hvor de har adgang til netop det, de skal bruge til deres arbejde.

Administrator holder styr på tidsplaner og sørger for, at alle får det, de skal bruge, når de skal bruge det. Når generalforsamlingen træffer en beslutning, står administrator for at omsætte den til handling.

Det gode ved at beholde jeres nuværende rådgivere er, at de kender ejendommen. De ved, hvor skabet har stået, og hvad I har haft af problemer gennem tiden. Det er spild at skulle bruge tid på at sætte nye folk ind i alt det.

Hvem gør hvad?

Bestyrelsen træffer beslutningerne. Det er jer, der bestemmer, hvad der skal ske, hvor pengene skal bruges, og hvad der er vigtigt. Det arbejde kører hele tiden, men bliver mere intenst op til generalforsamlingen.

Administrator står for den daglige drift. Vi laver budget og regnskab, opkræver ejerafgift, håndterer kontrakter og sørger for, at alt bliver dokumenteret. Det gør vi hver måned, hvert kvartal og hvert år efter en fast plan.

Revisor tjekker, om tallene er rigtige. Én gang om året kigger revisor jeres regnskab igennem og laver en rapport med forslag til, hvad I kan gøre bedre. Revisor kan også komme på banen, hvis der sker noget særligt.

Valuar eller teknisk rådgiver ser på bygningens tilstand. De laver gennemgange, planer for vedligeholdelse og hjælper med at finde ud af, hvad bygningen er værd til forsikringen. Det bruger I typisk, når I skal have lavet noget stort, når forsikringen skal fornyes, eller når vedligeholdelsesplanen skal opdateres.

Forsikringsmægler sørger for, at I har den rigtige forsikring til den rigtige pris. De hjælper også, hvis der sker en skade.

Hvornår har I brug for teknisk rådgivning?

Der er flere situationer, hvor det er smart at få en teknisk rådgiver til at kigge på jeres ejendom.

En vedligeholdelsesplan for de næste 5 – 10 år giver jer et godt overblik. En teknisk gennemgang viser, hvordan de forskellige dele af bygningen har det, hvor der er risiko for problemer, og hvad I bør fikse først. Den viser også, hvad det kommer til at koste, så I kan planlægge økonomien.

Forsikringssummerne skal passe til virkeligheden. En opdateret vurdering sikrer, at I ikke er underforsikret. Det kan spare jer for store problemer, hvis der sker en skade.

Når I skal have lavet noget stort, hjælper en rådgiver med at beskrive præcis, hvad der skal laves. Det gør det lettere at sammenligne tilbud fra forskellige håndværkere, og I får bedre kvalitet til en bedre pris.

Skal I låne penge i banken, vil de ofte gerne se en vurdering af bygningens tilstand. Det gør processen lettere og kan give jer bedre vilkår.

Hvis der opstår uenighed med en håndværker eller forsikringen, kan en uafhængig vurdering hjælpe jer. Det styrker jeres position væsentligt.

Samarbejdet med revisor

Målet er et regnskab, der er korrekt, klart til tiden, og som er let at forstå. Samtidig skal bestyrelsen bruge mindst mulig tid på det.

Vi starter med at aftale en tidsplan med revisor. Hvornår skal regnskabet være færdigt? Hvad skal revisor bruge? Hvem taler med hvem? Det får vi på plads tidligt.

Så lægger vi alle papirerne ind i portalen. Bankafstemning, hovedbog, bilag, kontrakter, referater fra bestyrelsesmøder. Alt det, revisor skal bruge. Det er organiseret, så det er let at finde.

Revisor går regnskabet igennem og tjekker, om alt ser rigtigt ud. Er der restancer? Passer forsikringen? Er der noget ved de store projekter? Hvis revisor har spørgsmål, stiller vedkommende dem i portalen, og vi svarer. På den måde kan alle se, hvad der er blevet spurgt om og svaret.

Når revisionen er færdig, får bestyrelsen en rapport med forslag til forbedringer. Vi samler derefter alt til generalforsamlingen: regnskab, budget og en skabelon til referatet. Så kan bestyrelsen fokusere på det vigtige i stedet for det administrative.

For bestyrelsen betyder det regnskaber til tiden med forklaringer på, hvorfor tallene er, som de er. Der er klare linjer for, hvem der gør hvad, og I er mindre afhængige af enkelte personer. Revisor kommer med konkrete forslag til, hvordan I kan gøre tingene bedre.

Samarbejdet med teknisk rådgiver

Formålet er at få en plan, der er realistisk, og som sørger for, at I bruger pengene de rigtige steder i den rigtige rækkefølge.

Vi starter med et møde, hvor bestyrelsen og rådgiveren mødes. Hvad skal vi se på? Hvor detaljeret skal det være? Hvornår skal det være færdigt? Det får vi styr på fra starten.

Så deler vi alle de oplysninger, rådgiveren skal bruge. Tegninger, gamle rapporter, hvis der har været skader, forsikringssager, tal på energiforbrug. Alt samles ét sted, så rådgiveren har det fulde overblik.

Rådgiveren går bygningen igennem og vurderer, hvordan tingene har det. Ud fra det laver vi en plan for de næste fem til ti år med projekter, der passer sammen. Samtidig tjekker vi, om I har råd til det, eller om I skal låne.

Når planen er klar, går vi i gang med at indhente tilbud. Rådgiveren eller vi laver en liste over, hvad der skal laves, så tilbuddene kan sammenlignes direkte. Mens arbejdet kører, holder vi møder med håndværkerne og holder øje med økonomien. Rådgiveren tjekker, at arbejdet bliver lavet ordentligt.

Når projektet er færdigt, får I opdaterede tegninger, garantibeviser og en ny vedligeholdelsesplan. Vi lærer af det, der er sket, så næste projekt kører endnu bedre.

Det giver jer bedre priser og kvalitet, færre ekstraregninger, mindre risiko og bedre muligheder, når I skal tale med forsikringen. Desuden kan I let fortælle beboerne, hvad der sker via portalen.

Skifte administrator men beholde rådgiverne

Når I skifter til en ny administrator, kan revisor og valuar sagtens fortsætte.

I giver os kontaktoplysningerne på revisor og valuar og siger ja til, at de må få adgang til de relevante dele af portalen. Vi sætter systemet op, så de kan logge på og se det, de skal bruge.

Alle dokumenter flytter vi på en organiseret måde. Kontrakter, seneste regnskab, planer og sager, der kører i øjeblikket. Vi laver en fælles årsplan, så alle ved, hvornår tingene skal være færdige.

Vi holder et opstartsmøde, hvor vi snakker om, hvad alle forventer, hvem der gør hvad, hvor hurtigt vi skal svare hinanden, og hvordan tingene skal se ud. Bagefter følger vi op løbende og vurderer én gang om året, om samarbejdet fungerer godt.

Kvalitet og uafhængighed

I får mest ud af jeres rådgivere, når det er klart, hvem der gør hvad, og når vi hele tiden holder øje med kvaliteten.

Revisor skal være uafhængig. Det betyder, at revisor ikke må være den, der fører regnskabet eller træffer beslutningerne. Vi leverer tallene og papirerne, men det er revisor, der vurderer, om det ser rigtigt ud.

Teknisk rådgiver må ikke tjene penge på, hvilke håndværkere I vælger. Vi bruger klare regler for udbud og standardkontrakter, så alt foregår åbent og fair.

Bestyrelsen kan lave en kort politik om interessekonflikter. Den siger, at rådgivere skal fortælle, hvis der er noget, der kan påvirke deres råd, hvad vi gør, hvis der er tvivl, og at alt skal være gennemsigtigt. Det handler ikke om mistillid, men om god praksis.

Vi kan måle kvalitet på, om tingene kommer til tiden, om de er komplette, og hvor mange gange vi skal spørge om det samme. Vi gør det ikke for at finde fejl, men for at blive bedre hele tiden.

Hvornår skal I overveje at skifte?

I kan være helt tilfredse med jeres rådgivere og stadig have gavn af at tjekke markedet hvert tredje til femte år.

Måske har priserne ændret sig. Måske er jeres ejendom blevet større, eller I har fået mere komplekse opgaver. Et udbud kan vise, om I betaler en fair pris.

Kommer tingene til tiden? Er de komplette? Hvis der ofte er forsinkelser eller mangler, kan det være tegn på, at rådgiveren har for travlt eller ikke længere passer til jeres behov.

Måske har I fået særlige behov. Elevator, fredede facader eller komplicerede forsikringsforhold. Så kan det være værd at finde nogen med specifik erfaring på lige præcis det område.

Og endelig skal I være opmærksomme på interessekonflikter. Hvis der opstår situationer, hvor rådgiverens uafhængighed kan diskuteres, bør I overveje at byde opgaven ud.

Et godt udbud kræver, at I beskriver tydeligt, hvad der skal laves. Vi kan hjælpe med skabeloner, så I kan sammenligne tilbuddene direkte og vælge på fakta.

Sådan kommer I i gang

I kan trygt beholde både valuar og revisor, når I vælger professionel administration. En erfaren administrator samler økonomi, teknik og jura ét sted, koordinerer deadlines og leverancer og giver bestyrelsen et klart grundlag for beslutninger. Resultatet er kontinuitet, mindre risiko og bedre økonomi, fordi I får skarpere priser, færre fejl og mindre spild.

Sådan kommer I godt fra start: Beslut, om I vil beholde jeres nuværende revisor og valuar, og giv os deres kontaktoplysninger. Giv dem adgang til portalen, og bliv enige om, hvordan tingene skal se ud. Lav en årsplan for regnskab, vedligeholdelsesplan, udbud og forsikring. Mød hinanden kort hvert kvartal og tal om, hvad der går godt, og hvad der skal justeres. Sæt en påmindelse om tre til fem år om at tjekke markedet, bare for at være sikker på, at I stadig får god kvalitet.

Newsec leverer administration til ejerforeninger, andelsforeninger og grundejerforeninger. Vores opgave er at få jeres rådgivere til at arbejde endnu bedre sammen med fuld åbenhed om alt, hvad der sker.